ここではシェアオフィスに関する情報を、以下の項目にそって紹介します。
- シェアオフィスのメリットとは？
- シェアオフィスの選び方とは？
個人事業主やベンチャー企業が台頭してきた昨今では、一般企業のように１個人・１企業で業務を行うオフィスを保有するのではなく、複数の企業や団体で１つのオフィスを共同で利用する形も増えつつあります。
そこでこの記事ではシェアオフィスを運営するメリットや、物件や施設を選ぶ際に注意するコツなどをお伝え致します。
ビジネスを展開する上で、シェアオフィスの導入について悩んでいる人は、是非この記事を参考にして、ビジネスに活かしてみることをおすすめします。
目次
シェアオフィスのメリットとは？
使用すると得られるメリットについては、以下の項目があげられます。
- コストが削減できる
- 従業員のモチベーションが向上する
- オフィスの転移が容易
利用する前には、上記のメリットをしっかりと理解して、ビジネスや企業に導入するか否かを決めるようにしましょう。
シェアオフィスのメリット①コスト削減ができる
シェアオフィスでは敷金や礼金が低価格で設定されているほか、プリンターや簡易キッチンといった共有設備が用意されているため、設備や備品の購入に関する初期投資が不要である場合が多いです。
机や椅子なども備え付けで利用できるケースも多くあるので、オフィスを構える際の初期費用を大きく抑えることができます。
また月額費用についても、シェアオフィスは面積ごとの単価が高い傾向にありますが、必要なスペースのみを契約することで無駄を省き、月額の支出を抑えることが可能です。
共用の会議室や談話室などの設備を効率的に利用することで、さらに固定費を削減できるため、資金を集めるのが難しいベンチャー企業などにぴったりな施設体系であると言えます。
シェアオフィスのメリット②従業員のモチベーションが向上する
リモートワークや個人事業主の働き方が普及する中で、自宅での仕事には生活と仕事の境界があいまいになるという課題があります。
仕事の時間とプライベートな時間の区別が難しくなることで、仕事の効率や生活の質に影響を及ぼすことがあります。
こうした問題に対する有効な解決策の一つがシェアオフィスの利用です。
作業場所を低コストで用意することで、従業員は物理的に仕事場と自宅を分けることができます。
これによりメリハリのあるライフスタイルを実現できるため、ワークライフバランスの向上に繋がり、ストレスの軽減や生産性の向上にもつながります。
シェアオフィスのメリット③オフィスの移転が容易
事業のスケールに応じた柔軟なオフィスサイズの調整が可能な点も、大きなメリットです。事業が成長し人員が増えた場合には、必要に応じてより広いスペースへの移動が容易であり、逆に事業を縮小する必要がある場合にも、小さなスペースへと簡単に縮小することができます。
このような柔軟性は、特に変動が激しい業界やスタートアップ企業にとって非常に有効です。
固定的な長期リース契約に縛られることなく、現在の事業の状況に応じて最適なオフィススペースを選ぶことが可能となるため、不必要なコストの削減や、急な事業拡張への対応が容易になります。
シェアオフィスの選び方とは？
物件やワーキングスペースの選び方については、以下の項目の要素が非常に重要なポイントになります。
- 立地
- 設備・施設機能
- 価格
- セキュリティ
これらの要素を疎かにしてしまうと、希望に沿った作業環境を手に入れることができず、無駄な出費になってしまう可能性が高くなるので、物件探しで悩んでいる人は必ず参考にするようにしましょう。
シェアオフィスの選び方①立地
オフィスの選定においてアクセスの良し悪しは、通勤の便利さと直接関連し、日常の業務負担にも大きく影響します。
特に来客が頻繁にある業種の場合、アクセスの悪さが潜在的な顧客に対してネガティブな印象を与える可能性があるため、オフィスの立地選びは非常に重要です。
立地を選ぶ際には、予算内で最大限のアクセスの利便性を確保することが、長期的な事業の成功につながる重要な要素となります。
シェアオフィスの選び方②設備・施設機能
物件やワーキングスペースを選ぶ際には、提供される設備や機能、サービスが施設によって大きく異なることを理解しておくことが重要です。
シェアオフィスでは、一般的に自社で環境や設備を大幅に変更することは難しいため、自社のニーズに合ったサービスが提供されている場所を選ぶ必要があります。
例えば、高速インターネット接続、会議室の予約可能性、プリント・コピー機能、キッチン設備など、日々の業務に必要な設備やサービスが整っているかを確認すると良いでしょう。。
またプライバシー保護のための個室の有無や、客を迎えるための受付サービスなど、業務の性質に応じた設備が整っているかも検討ポイントです。
シェアオフィスの選び方③価格
利用価格は、施設や提供されるサービスに応じて大きく異なるため、コストを適切に管理することが非常に重要です。
価格体系は主に二つあり、多くの施設で適応させている形態は「月額価格」で、これは定期的に利用する人向けです。
もう一つはドロップインと呼ばれる、利用した時間に応じた価格で、不定期に利用する場合に適しています。
自身のオフィス利用の頻度や必要なサービスを事前に検討し、利用価格を比較することが重要です。
例えば、ほぼ毎日オフィスを使用する場合は月額価格の方が経済的かもしれませんが、週に数回や月に数日のみ必要な場合は、時間に応じた価格の方がコストを抑えられるでしょう。
シェアオフィスの選び方④広さ
シェアオフィスは専有スペースを最小限に抑えることで全体の費用を抑える利点がありますが、この環境下で多くの従業員が狭いスペースで働くことは作業効率の低下や、さらには職場環境の悪化を招き、最終的には離職の原因ともなり得ます。
そのため選ぶ際には専有スペースのみならず、共用スペースの充実度も重要な検討ポイントです。
ラウンジや会議室、休憩室などの共用スペースは、従業員がリラックスできる場を提供し、非公式な会議や打ち合わせの場としても機能します。
これらのスペースが十分に用意されているかどうかを確認することで、従業員が快適に働ける環境を確保し、生産性の向上や離職率の低下につなげることができます。
選ぶ際にコストだけに重点を置くのではなく、施設の質と多様性にも注目するようにしましょう。
シェアオフィスの選び方⑤セキュリティ
複数の企業が共有空間内で作業を行うことから、セキュリティ面での懸念が生じることがあります。
印刷物が他社の資料に混入してしまったり、他の利用者にパソコン画面が見られたりするリスクは作業を行う際には、無視できないリスクになりがちです。
デスクやパソコン画面が他の利用者から見えにくい位置に設置するなどの対策はもちろんのこと、企業専用のオフィス空間を利用することも検討することをおすすめします。
シェアオフィスを有効活用して、ビジネス運用にメリットをもたらそう
この記事ではシェアオフィスのメリット、選ぶ際の注意点についてお伝えしました。
これらの情報を参考にして、事業や仕事に活かしてみてはいかがでしょうか。
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