ここでは展示会準備に関する情報を、以下の目次にそって紹介します。
- 展示会準備で必要なもの
- 展示会準備の手順
- 展示会準備で重要なポイント
展示会は企業にとって重要なイベントであり、展示会をうまく運営できるか否かで、今後のビジネス展開に大きな影響を及ぼす場合もあります。
展示会を成功させるためには、スムーズな展示会準備を実行することが必須であり、逆に展示会準備が滞ってしまうと展示会の成功が難しくなってしまいます。
この記事を読めば、展示会準備に何が必要か、上手くいくポイントとは何かを理解することができるので、展示会準備に大いに役立てることが可能です。
展示会準備に悩んでいる人は、最後まで目を通してみることをおすすめします。
目次
展示会準備で必要なものとは？
展示会準備で必要なものとして、以下のものが必要になります。
- 展示品
- 什器
- 展示ブース設備・設計
- アンケート
- マニュアル関連
各アイテムの注意点や概要をわかりやすく紹介しますので、はじめて展示会準備を行う人はぜひ参考にしてみてください。
展示会準備で必要なもの①展示品
企業のアピールしたい商材を、展示品として用意しましょう。
また商材を説明するパネルや映像資料も合わせて用意すると、より相手に印象を残すことができます。
展示会準備で必要なもの②什器
展示品を陳列する什器の用意も重要です。
什器を貸し出してくれる展示会の会場もありますので、事前に貸し出してくれる什器を確認することをおすすめします。
展示会準備で必要なもの③展示ブース設備・設計
展示品を見やすくなるような展示ブース設備を用意する必要があります。
展示ブース設備によっては、宣伝効果もあるものがありますので積極的に活用しましょう。
また展示ブースの全体図を明確にして置き、事前に設計を全体に共有しておくと展示ブースの設営はスムーズにいきやすいです。
展示会準備で必要なもの④アンケート
展示会の満足度をはかるアンケートも準備しておくと良いでしょう。
アンケートを実施することで、今後の展示会をよりよくするための客観的なデータを集めることができます。
またアンケートとともに、アンケートに回答してくれた方へのノベルティを準備すると、よりアンケートが集まりやすくなります。
展示会準備で必要なもの⑤マニュアル関連
当日の運営に向けてマニュアルを作成しておくとよいでしょう。
スタッフの役割分担を事前に決めておき、マニュアルを渡しておくことで当日の運営がスムーズにいく可能性が高くなります。
展示会準備の手順
展示会準備には、以下の手順が必要になります。
- 企画を立てる
- 必要なもののリストアップをし、外部に依頼する
- 広告を行う
- 展示ブースの設営
- 最終確認
事前に把握しておくことで、展示会準備の計画をより具体的に考えることができるので、「展示会準備で何から手を付ければいいのかわからない」と悩んでいる人は、以下の項目で大まかな流れを把握して、詳細を決めていくことをおすすめします。
展示会準備の手順①企画を立てる
企画を立てる上で、以下の項目を明確にしておくことをおすすめします。
- 目標設定
- 予算額
- 申し込みスケジュール
- 展示会場の下見の有無
- 当日のスケジュール作成
また早期に展示会を行うと分かった際には、事前に他の展示会に参加して、他企業の展示ブースを参考にしてみることをおすすめします。
展示会準備の手順②必要なもののリストアップをし、外部に依頼する
什器や展示物、ノベルティの手配を行っておきましょう。
ものによっては外部に依頼する必要もあるので、なるべく早い段階で必要なものをリストアップしておくことをおすすめします。
展示会準備の手順③広告を行う
招待状を顧客に送付するほか、ホームページやSNSで展示会を行う告知を行います。
出店日時やブースの位置などをわかりやすく告知し、当日の展示会の費用対効果をあげれるようなプロモーションを組むと良いでしょう。
展示会準備の手順④展示ブースの設営
リストアップしたものがすべて揃っているか事前に確認してから、展示ブースの設営を行います。
多くの人で展示ブースを設営する際は、事前に役割分担をしっかりと決め、展示会準備がスムーズに行えるように、チーム内の目的意識を共有すると良いでしょう。
展示会準備の手順⑤最終確認
展示会が始まる直前に、最終確認を行います。
足りないものやマニュアルに不備があった場合は、対応を決めてから全体に共有するように心がけましょう。
展示会準備で重要なポイントとは
ここでは展示会準備で重要なポイントを、以下の項目にそって紹介します。
- 出展する展示会を検討する
- 適した施工業者を選択する
展示会の成功に関わる重要なポイントばかりですので、展示会に関わる人は最後まで目を通してみることをおすすめします。
またこれらのポイントは展示会の準備意外にも、SNS販売キャンペーンなど多くのビジネスシーンでも適応できるものになりますので、ぜひ展示会準備以外でも活用してみて下さい
展示会準備で重要なポイント①出展する展示会を検討する
合同展示会などに出展する場合は業種や職種、提供するソリューションに特化したテーマが設定されていることが一般的です。
出展を決める前には自社のサービスや製品がどの展示会のテーマに適しているかを見極めるようにしましょう。
適切な展示会の選定には、出展の目的を明確にすることが重要です。
どのような成果を目指しているのか、どのターゲット層にリーチしたいのか、どのような課題を解決するための製品やサービスを提供しているのかを具体的に理解することが必要です。
これらのポイントを基に、展示会のテーマや来場者層が自社のオファリングと合致するかを検討します。
さらに展示会の選定にあたっては、開催時期や予算などの実務的な要素も考慮する必要があります。
これらの情報を元に、最適な展示会を選ぶことで、投資に見合った成果を期待できるようになります。
展示会準備で重要なポイント②適した施工業者を選択する
効果的な展示ブースを設計するには、出展する製品やサービスの魅力を最大限に伝える要素が必要です。
だからこそ展示会の目的やターゲット層や解決したい課題など、上述した要因をデザインに反映させることが重要になってきます。
そのためにはデザインから設計、施工、そして撤収まで、多くの業者との調整が必要となります。
煩雑な手続きが伴う傾向があるので、初めて展示会準備に関わる人は展示物の準備やプロモーション計画に専念できるように、ワンストップサービスを提供する業者の選定が望ましいです。
業者選びでは提供されるサービスの範囲、実績、コストパフォーマンスを比較検討し、予算とのバランスを取ることが大切です。
検討する際には以下の点を考慮に入れると良いでしょう
- 業者の専門性: 製品や業界に特化したデザイン経験があるか。
- 全体コスト: デザイン、設計、施工、撤収までの全工程のコストと、予算との兼ね合い。
- サービスの一貫性: プロジェクト全体を一手に担うことができるか。
展示会準備を入念に行って、イベントを成功させよう
この記事では展示会準備で必要なものや手順を紹介しました。
展示会を上手く活用することで、ビジネスの幅をより広げることが可能です。
企業によっては今後の事業展開に関わる重要なターニングポイントになりますので、展示会準備をスムーズに行って、展示会を成功に導いてみてはいかがでしょうか。
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