こんにちは。無人決済店舗システムを提供しているTOUCH TO GO 編集部です。
シフトの作成は、忙しい職場での重要な業務のひとつです。
適切なシフトを組むことで従業員の負担を減らし、業務をスムーズに進行させるだけでなく、社員のモチベーションや働きやすさにもつながります。
しかし、シフト作成には時間と労力がかかり、「思った以上に大変な作業だ」と感じることも多いでしょう。
そこで、この記事ではシフト作成の基本的な考え方から、効率的にシフトを作成するコツ、気をつけるべき注意点についてご紹介します。
シフト作成をスムーズかつ効果的に進めるためのヒントをお伝えしますので、ぜひ参考にしてください。
関連記事>>シフト管理が大変な理由と負担軽減の方法｜公平なシフト作成のコツとは？
目次
シフトの種類
シフトの種類は、大きく分けて以下の3つがあります。それぞれの特徴を理解し、自店舗に合ったシフト制を選択しましょう。
自由シフト制
自由シフト制は、従業員が希望する勤務日時を提出し、それを基にシフトを作成する制度です。
従業員の希望が最大限に尊重されるため、ワークライフバランスを重視する傾向が強い現代に適した制度と言えます。
小売店や飲食店などで広く採用されていますが、希望が集中する時間帯や曜日が発生しやすく、人員調整が難しい点がデメリットです。
固定シフト制
固定シフト制は、曜日や時間帯を固定して勤務する制度です。
従業員は安定したスケジュールで働けて、企業・店舗側も人員配置を把握しやすいというメリットがあります。
一方で、従業員のライフスタイルの変化に対応しにくいことや、繁忙期や閑散期の人員調整が難しいなどのデメリットも存在します。
塾講師・家庭教師、 コールセンター、事務職などで採用されているシフト制度です。
完全シフト制
完全シフト制とは、社員が決まった勤務時間帯に従って交代で働く制度のことです。通常の定時勤務と異なり、勤務時間がフレキシブルで、業務の需要に応じてシフトが組まれます。
シフトのパターンは企業や業界によって異なりますが、一般的には昼・夜の交代制、週単位でのシフト、さらにフレックスタイムを組み合わせた形もあります。
24時間営業の店舗や、従業員数が多く勤務時間を分けて運営する企業などで導入されています。
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基本的なシフトの作り方
ここでは、シフト作成の基本的な流れを4つのステップに分けて解説します。
必要な従業員数を決める
まず、店舗の運営に必要な従業員数を算出します。以下のような要素を踏まえて、時間帯ごとに必要な人員を割り出します。
- 過去の売上データ
- 曜日ごとの来客数
- イベントの有無
例えば、週末や祝日は平日よりも多めに人員を配置する、ランチタイムやディナータイムはピーク時に合わせて人員を増やすなど、状況に応じた人員配置を考えます。
考慮すべき要素は業種や運営形態によって異なるため、あらかじめシフト作成に関わる項目を明確にしておきましょう。
従業員の希望を集める
次に、従業員から勤務可能な日時や休みの希望を収集します。希望を確認せずに一方的にシフトを作成すると不満が生じやすく、モチベーションの低下や離職につながることもあります。
希望を集める方法はいくつかありますが、一般的には手書きのシフト希望表やエクセル、シフト管理アプリなどを活用するとよいでしょう。
提出期限を設けて事前に希望を集めることで、スムーズにシフト作成を進められます。
希望を踏まえてシフト表を作成する
従業員の希望を集めたら、それを踏まえてシフト表を作成します。希望が重なっている場合や、人員が足りない時間帯がある場合は、他の従業員と相談しながら調整しましょう。
このとき、特定の人に負担が偏らないように注意し、できるだけ公平に割り振ることがポイントです。
また、従業員のバランスも重要です。経験の浅い従業員ばかりが同じ時間帯に固まらないようにし、ベテランと組み合わせることで、業務のスムーズな進行を図ります。
過不足を調整する
作成したシフト表を確認し、人員の過不足を調整します。希望通りにシフトを組めない場合は、従業員と個別に相談し、勤務日時の変更や追加出勤を依頼することも検討しましょう。
できるだけ従業員とのコミュニケーションを密にし、全員が納得できるシフトを作成することが大切です。
シフト作成時の注意点
シフト作成時には、以下の点に注意が必要です。
公平性を考慮する
従業員の間で不公平感が生じないように、以下の要素をできるだけ均等に配分することが大切です。
- 勤務時間
- 休日数
- 担当業務
- 勤務時間帯（早番・遅番・夜勤など）
- 休憩時間を
特定の人に長時間勤務や短時間勤務が偏らないよう調整し、休日も公平に確保しましょう。
また、担当業務も、負担の大きい仕事や楽な仕事が一部の人に集中しないよう工夫します。スキルや経験に応じた「業務ローテーション」を取り入れるのも効果的です。
生活リズムや家庭の事情を考慮しながら、可能な範囲で希望を反映させることが、従業員のモチベーション維持につながります。
連続勤務を見落とさないようにする
労働基準法では、連続勤務日数や1週間あたりの労働時間、1ヶ月あたりの労働時間に上限が定められています。
これらの法令を遵守し、従業員の健康と安全に配慮したシフトを作成することは、雇用主の義務です。
特に、長時間労働や深夜勤務が続く場合は、従業員に十分な休息時間が確保されているかを確認し、過重労働による健康被害を未然に防がなければなりません。
法律で定められた休憩時間だけでなく、必要に応じて追加の休憩を設けるなどの対策も検討しましょう。
店舗の責任者・2番目の責任者の休みをずらす
店舗の責任者と2番目の責任者が同時に不在になる状況は、店舗運営に大きな支障をきたす可能性があります。
そのため、両者の休みは必ずずらして配置するようにシフトを組む必要があります。
万が一、店舗でトラブルが発生した場合でも、どちらかの責任者が出勤していることで、迅速かつ適切な対応が可能となり、顧客への影響を最小限に抑えられます。
また、責任者間の連携を密にし、緊急時の連絡体制を確立しておくことも大切です。
可能であれば少し余裕を持たせる
従業員の急な欠勤や遅刻は、予測できないものです。シフトに全く余裕がない状態だと、1人の欠員が店舗運営に大きな影響を与えてしまいます。
そのため、可能であれば、シフトには少し余裕を持たせておくことが望ましいといえます。
人員に余裕があれば、急な欠勤や遅刻が発生しても他の従業員でカバーでき、店舗運営への影響を最小限に抑えられます。
また、従業員にとっても「急な休み変更の希望を伝えやすい」などのメリットがあり、ワークライフバランスの向上にも繋がります。
シフト希望の提出期日を周知する
シフト作成をスムーズに進めるためには、従業員からのシフト希望の提出期日を明確に決め、事前に周知徹底することが大切です。
提出期日を守らない従業員がいると、シフト作成作業が遅延し、他の従業員へのシフト通知が遅れるなど、さまざまな問題が生じる可能性があります。
そのため、期日までに提出されなかった場合は、希望が反映されない可能性があることを伝えるなど、対策が必要です。
また、シフト希望の提出方法も明確に指示し、混乱が生じないようにしましょう。
シフトの作成方法
シフトの作成方法は、主に以下の3つがあります。
手書き
紙のシフト表に手書きで記入する方法です。小規模な店舗や、シフトのパターンが少ない場合に適しています。
手軽に作成できる反面、修正や変更に手間がかかり、集計作業も手動で対応する必要があります。
エクセル・表計算ソフト
エクセルやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトを利用する方法です。手書きよりも修正や変更が容易で、関数を使えば自動計算も可能です。
しかし、シフト管理に特化した機能はないため、複雑なシフト管理には向いていません。
シフト管理システム・ツール
シフト管理に特化したシステムやツールを利用する方法です。一般的なシフト管理システムやツールには、以下のような機能が搭載されています。
- シフトの自動作成
- 従業員との情報共有
- 勤怠管理
導入コストはかかりますが、「シフト作成の効率化」「従業員の満足度向上」「労務管理の負担軽減」など、多くのメリットがあります。
効率よくシフトを作成するコツ
シフト作成を効率化するためのコツを4つ紹介します。
休み希望のルールを決めておく
シフト作成をスムーズに進めるためには、休み希望のルールをあらかじめ決めておくことが大切です。
ルールがないと、希望が偏ったり、提出のタイミングがバラバラになったりして、調整に手間がかかりやすくなります。
例えば、「休み希望は月に◯日まで」「希望の提出期限は◯日まで」といったルールを設定すると、公平性を保ちつつ、効率よくシフトを組めます。
また、急な休みの対応方法も決めておくと、トラブルを防ぎやすくなります。
例えば、「シフト確定後の変更は代わりの人を見つける」などのルールを設けることで、管理者の負担を減らせます。
シフトの「型」を作成しておく
曜日や時間帯ごとに、基本的なシフトの「型」を作成しておくと便利です。「型」を基にシフトを作成すれば、毎回ゼロから考える必要がなくなり、時間短縮につながります。
例えば、「平日昼間は3人体制」「週末夜間は5人体制」など、人員配置のパターンを決めておきます。
さらに、繁忙期やイベント時のシフトパターンも用意しておくと、急な変更にも柔軟に対応できます。
このように、シフトの「型」を作っておくことで、作業時間を短縮できるだけでなく、シフトの偏りや不公平感の防止にも繋がります。
従業員のスキルを考慮する
従業員のスキルや経験を考慮し、適切なポジションに配置しましょう。例えば、新人ばかりが同じ時間帯に固まってしまうと、業務の効率が下がる可能性があります。
そこで、経験豊富なスタッフと新人をバランスよく組み合わせることで、業務の安定化とスキルの引き継ぎがしやすくなります。
特定の業務ができる人が限られている場合は、そのスキルを持つスタッフが不足しないように配置することが大切です。
例えば、「レジ操作ができる人」「調理ができる人」「クレーム対応が得意な人」など、役割ごとのバランスを考えてシフトを組むと、トラブルを防ぎやすくなります。
シフト管理システム・ツールを導入する
シフト管理システムやツールを使用することで、手作業でのシフト作成から解放され、時間の節約やミスの防止が期待できます。
前述のとおり、多くのシフト管理ツールには自動化機能が搭載されており、一定のルールに従ってシフトを自動で割り振ることが可能です。
例えば、休み希望をもとに自動的に調整したり、過度に勤務時間が長くならないようにアラートを出したりできる機能があります。
特に、従業員数が多い店舗や、シフトのパターンが複雑な店舗では、大きな導入効果を感じられるでしょう。
まとめ
シフト作成は、店舗運営において重要な業務であり、従業員の満足度や店舗の生産性に大きく影響します。
本記事で紹介した内容を参考に、自店舗に合ったシフト作成方法を確立し、円滑な店舗運営を目指しましょう。
また、シフト管理システム・ツールの導入も検討し、業務効率化と従業員の働きやすい環境づくりを実現してください。
以下の記事で、おすすめのシフト管理システムと導入時の比較ポイントを紹介しています。あわせてご覧ください。
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