こんにちは。無人決済店舗システムを提供しているTOUCH TO GO 編集部です。
シフト管理は、店舗運営において欠かせない業務の一つですが、考慮すべき点が多岐にわたるため、担当者の負担は大きくなりがちです。
スタッフの希望や出勤可能な時間を反映させつつ、労働時間や休みの確保も考慮しなければならず、ミスや不満が生じることもしばしば。
また、急な変更や欠勤への対応も求められ、管理者にとっては大きな負担となります。
本記事では、シフト管理の負担を軽減し、より効率的で公平なシフト作成を実現するためのコツや方法を詳しく紹介します。
目次
シフト管理が大変な理由
シフト管理は、店舗の運営をスムーズに進める上で非常に重要な業務です。しかし、その作成や調整には多くの課題が伴い、担当者を悩ませています。
ここでは、シフト管理が大変だと感じる主な理由を紹介します。
シフト作成に時間がかかる
シフト作成は、単純な作業の繰り返しに見えて、実は非常に時間がかかるものです。
従業員一人ひとりの希望する勤務時間や曜日、スキル、経験などを考慮しながら、パズルのように組み合わせていく必要があります。
さらに、急な欠勤や遅刻が発生した場合には、その都度シフトを調整しなければなりません。特に手作業で行うと膨大な時間と労力がかかり、担当者にとって大きな負担となります。
シフトの基本的な作り方や、効率よく作成するコツを以下の記事で紹介しています。あわせてご覧ください。
関連記事>>【基本】シフトの作り方｜注意点や効率よく作成するコツも紹介
目標数値との関わりが深く複雑
シフト管理は、単に従業員の勤務時間を調整するだけでなく、店舗の売上目標や人件費予算といった数値目標とも密接に関わっています。
例えば、売上が見込める時間帯には十分な人員を配置し、閑散とする時間帯には人員を抑えるなど、効率的な配置が欠かせません。
同時に、「人件費を予算内に収めつつ必要な人員を確保する」という、相反する要素のバランスも求められます。
こうしたさまざまな要素を考慮しながらシフトを作成する必要があるため、シフト管理は非常に複雑な業務となっています。
大人数のシフト調整が難しい
従業員数が多い店舗ほど、シフト調整は難しくなります。各従業員の希望や事情を考慮しながら、全員が納得できるシフトを作成するのは簡単ではありません。
特に、パートやアルバイトが多い店舗では、勤務時間や曜日の希望がバラバラになりやすく、調整がさらに複雑になります。
全員の希望をすべて反映させるのは難しく、調整に時間がかかったり、不公平感が生じたりすることもあるでしょう。
さらに、従業員同士のコミュニケーションが不足していると、シフト調整がスムーズに進まない原因にもなります。
法令や就業規則を守らなければならない
シフトを作成する際には、従業員の希望や業務の効率だけでなく、労働基準法や就業規則を守る必要があります。
「労働時間の上限」や「休憩時間の確保」、「連続勤務の制限」など、法律で定められたルールを守らなければなりません。
例えば、労働基準法では、労働時間が6時間を超える場合は少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも1時間の休憩を、労働時間の途中に与えることが義務付けられています。
これらの休憩時間を適切に与えない場合、使用者（雇用主）は6か月以下の懲役または30万円以下の罰金が科される可能性があります。
また、会社ごとの就業規則によって、シフトの組み方に独自のルールが設けられている場合もあります。
これらを無視してしまうと、従業員とのトラブルにつながることもあるため、シフト管理者は法令と就業規則を正しく理解し、適切にシフトを作成する必要があります。
全員に対して公平にしなければならない
シフト管理で最も難しい点の一つが、公平性の確保です。
特定の従業員に負担が偏ったり、不公平な扱いが生じたりすると、従業員の不満が高まってモチベーションの低下や離職につながる可能性があります。
公平なシフトを作成するためには、従業員一人ひとりの希望や事情を十分に考慮し、できる限り偏りがないように調整する必要があります。
しかし、全員の希望を完全に満たすことは難しく、ある程度の妥協が必要になることもあります。
そのため、シフト管理担当者には、従業員とのコミュニケーションを密にして不満や要望を吸い上げ、可能な限り対応していく姿勢が求められます。
TOUCH TO GOのセルフ/セミセルフレジ『TTG-MONSTAR』を導入すれば、レジやオーダーを担当する従業員が不要になり、シフト管理の負担を軽減できます。
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公平なシフトを作成するコツ
ここからは、公平なシフトを作成するための具体的なコツを紹介します。
早めにシフトを共有する
公平なシフトを作成するためには、できるだけ早めにシフトを共有することが大切です。シフトの確定が遅れると、従業員が予定を立てにくくなり、不満につながることがあります。
また、直前になって「希望通りに働けない」「急な変更に対応できない」といった問題が発生しやすくなります。
事前にシフトを共有しておけば、従業員も早めにスケジュールを調整しやすくなり、変更が必要な場合も余裕をもって対応できます。
特に、大人数のシフト管理では調整に時間がかかることも多いため、早めの共有が円滑なシフト運用につながります。
各従業員の働く条件をあらかじめ明確にしておく
公平なシフトを作成するためには、各従業員の働く条件をあらかじめ明確にしておくことが重要です。
「勤務可能な曜日や時間帯」や「一週間の最大勤務時間」、「希望休のルール」などを事前に決めておくことで、シフト作成時の調整がスムーズになります。
条件が曖昧なままだと、「予想より勤務日数が多かった」「もっとシフトに入りたかった」などの認識のズレが生じ、トラブルの原因になることもあります。
あらかじめ労働条件を確認し、共通のルールを設定しておけば、公平性を保ちながらシフトを組むことができます。
業務の割り当てを均等にする
公平なシフトを作成するためには、業務の割り当ても均等にすることが大切です。特定の従業員に負担が偏ると、不満が生じたり、モチベーションの低下につながったりする可能性があります。
例えば、忙しい時間帯や業務の多いポジションばかり任される人と、比較的負担の少ない業務が多い人がいると、不公平感が生まれやすくなります。
そのため、シフト作成時には、各従業員のスキルや経験を考慮しながら、できるだけ均等に業務を割り当てることが重要です。
また、ローテーションを取り入れることで、特定の人だけが同じ業務を担当し続けることを防ぎ、負担の偏りを軽減できます。
ヘルプ体制を整えておく
シフト管理を円滑に進めるためには、急な欠勤や人手不足に対応できるヘルプ体制を整えておくことが大切です。
そのためには、従業員の勤務可能な時間帯や曜日を事前に把握し、必要なときに協力を依頼できる環境作りが必要です。
例えば、シフトの調整やヘルプの依頼をスムーズにするために、チャットツールを活用して従業員同士が直接交渉できる仕組みを整えるのも有効です。
また、複数店舗を運営している場合は、シフトを共有し、店舗間でヘルプを出し合える体制を作ることで、人手不足のリスクを減らせます。
こうした仕組みがあれば、管理者の負担を軽減しながらシフトの柔軟な調整が可能になり、より公平なシフト管理が実現しやすくなります。
シフト管理の負担を軽減する方法
次に、シフト管理の負担を軽減するための方法を5つ紹介します。
突発的な休みをできるだけ防止する
シフト管理の負担を軽減するためには、突発的な休みをできるだけ防ぐことが大切です。
急な欠勤が増えると、人手不足による業務の混乱や、代わりに出勤する従業員への負担が大きくなり、不満やトラブルにつながることがあります。
これを防ぐためには、まず従業員が安心して働ける環境を整えることが大切です。
例えば、事前に体調管理の重要性を伝えたり、有給休暇の取得ルールを明確にしたりすることで、無理な勤務が続かないよう配慮できます。
また、シフトの希望提出を早めに設定すると、従業員自身が事前にスケジュールを調整しやすくなり、突発的な休みの低減に繋がります。
複数の業務に対応できる従業員を育てる
複数の業務に対応できる従業員を育てることは、シフト管理の柔軟性を高め、業務の効率化にもつながります。
特定の業務に限定されたスキルだけでなく、さまざまな業務をこなせる能力を持つ従業員が多ければ、急な欠勤やシフト変更にも対応しやすくなります。
複数の業務に対応できる従業員を育てるには、幅広い業務のトレーニングを実施する必要があります。
例えば、複数の役割を経験させたり、業務に必要なスキルや知識を学ぶ機会を提供したりすることで、従業員の成長を促進できます。
シフト管理システムを活用する
シフト管理システムを活用することで、以下の作業を自動化・効率化でき、担当者の負担を大幅に軽減できます。
- シフト表の作成
- シフト表の共有
- シフトの調整
- 勤怠管理
また、シフト管理システムは、法定労働時間や休憩時間の確保、勤務時間の上限など、法令に準拠したシフトを自動的に生成してくれるため、法的な問題を防ぐことができます。
このように、自社に合ったシフト管理システムの導入は、シフト管理における多くの作業を自動化し、効率的な管理に繋がります。
店舗のDX化を推進する
店舗のDX化を推進することも、シフト管理の負担を軽減する上で有効な手段です。
例えば、『TTG-MONSTAR』のようなセルフ/セミセルフレジを導入することで、レジ業務や注文受付業務を自動化でき、人員を削減できます。
また、AIカメラやセンサーなどを活用すれば、店内の混雑状況や顧客の動線を把握し、より効率的な人員配置が可能になります。
さらに、無人決済システム『TOUCH TO GO』の導入により、シフト調整が難しい店舗も効率よく運営できるようになります。
『TOUCH TO GO』は、店内に設置されたカメラやセンサーが、顧客の動きや商品選択をリアルタイムで追跡し、利用者が決済エリアに立つと金額が表示され、そのまま決済できるシステムです。
店舗内に従業員を配置する必要がなく、限られたスタッフで効率的に店舗を運営できるため、シフト作成の負担を大幅に削減できます。
また、『TOUCH TO GO』を導入することで、シフト管理の負担を軽減するだけでなく、店舗全体の業務効率を向上させ、人件費の大幅な削減にもつながります。
プロダクトの詳細は以下のページにてご確認ください。
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まとめ
シフト管理は、店舗運営において重要な業務ですが、その複雑さから担当者の負担は大きくなりがちです。
しかし、本記事で紹介したような対策をとることで、シフト管理の負担を軽減し、より円滑な店舗運営を実現できます。
特に、「シフト管理システムの活用」や「店舗のDX化」は、シフト管理の効率化に大きく貢献します。
自社に合ったデジタル技術を積極的に導入し、シフト管理の課題を解決していきましょう。
以下の記事で、おすすめのシフト管理システムを紹介しています。あわせてご覧ください。
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