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2024.05.31

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自動精算機の導入方法は?知って得する自動精算機の基礎知識

自動精算機は、施設や店舗の利用料金を人の手を介することなく精算することができる会計システムです。自動精算機を導入することで、業務の効率化や省人化、会計待ち時間の短縮などのメリットが得られます。 この記...

自動精算機は、施設や店舗の利用料金を人の手を介することなく精算することができる会計システムです。自動精算機を導入することで、業務の効率化や省人化、会計待ち時間の短縮などのメリットが得られます。

この記事では、事業オーナーや施設責任者を対象に、自動精算機に関する解説を行います。使い方や選ぶポイント、価格を抑えて導入する方法などを解説していますので、ぜひ最後までご覧ください。

 

自動精算機とは

自動精算機は、施設や店舗の利用料金を人の手を介さずに精算する会計システムです。

概要

自動精算機は、人の手を介さずに精算できる会計システムです。医療施設やホテル、ゴルフ場、スーパー、コンビニ、飲食店など、さまざまな施設や店舗で導入が進んでいます。例えば、医療機関では、電子カルテやレセプトコンピューターと連携し、会計と同時に領収書や診療明細書の発行など、一連の会計業務を自動化します。

POSレジとの違い

POSレジと自動精算機の大きな違いは、会計担当者を必要とするかどうかです。POSレジでは、商品情報をバーコードで読み取り、会計金額に反映させた後に、対面で金銭の授受が必要です。会計担当者が対面で接客するため、感染症対策には一層の注意が必要です。また、会計担当者が金銭を確認するため、金銭の受け渡しミスが起こる可能性もあります。

一方、自動精算機は人の手を介さずに無人で精算することができるため、感染症対策やミスの軽減にも有効です。

自動精算機を導入するメリット

自動精算機を導入すれば、金銭の受け渡しミスの軽減や待ち時間の短縮、感染リスクの低減などのメリットが得られます。

 

会計の待ち時間の短縮

自動精算機の方が、人が対応するPOSレジに比べて会計時間が短くなるため、待ち時間が短縮されます。これにより、お客さまにとってより快適な環境が提供され、満足度が向上することが期待されます。また、従来の会計と自動精算機を併用することで、窓口を増やすことも可能です。さらに、キャッシュレス決済に対応している機種を使用すれば、現金精算よりも支払いがスムーズに行われます。

感染リスクの低減

自動精算機の導入により、会計担当者とお客さまの金銭の手渡しが不要になり、感染リスクが低減します。対面の場を避けることで、新型コロナウイルスやインフルエンザなどの感染症対策が有効となります。

外国人対応が可能

外国語対応の機能があれば、外国人のお客さまがスムーズに精算できます。英語以外にも、中国語や韓国語対応の自動精算機もありますので、来店するお客さまのニーズに合わせて選ぶことができます。これにより、外国人のお客さまも安心して利用できます。

業務効率化

お客さまが自分で精算することで、会計の手間が省け、業務効率化につながります。特に医療機関の場合、電子カルテやレセプトコンピューターとの連携により、「請求内容」「決済方法」「おつりの履歴」「受診内容」「自費または保険診療か」といった多くの情報を自動処理し、業務効率化に大きく貢献します。

人件費削減

会計業務の効率化によって、人件費削減が期待できます。お客さま自身が会計業務を行えるようになれば、会計担当者を配置する必要がなくなります。そのため、会計業務に割いていた時間を他の業務に割り当てることが可能です。自動精算機の導入には一定のコストがかかりますが、長期的に見ればコスト削減につながるでしょう。

会計ミスの防止

自動精算機は会計業務を自動化するため、おつりの間違いが起こりません。一方、人が行う現金の受け渡しには、少なからずミスが生じる可能性があります。会計ミスはお客さまからのクレームにつながり、従業員にとって心理的負担が大きいものです。会計ミスを防止することで、従業員の心理的負担が軽減され、定着率の向上も期待できます。

 

自動精算機の一般的な使い方

自動精算機の一般的な使い方について、3つのステップに分けて解説します。ただし、メーカーや製品によって違いがあることに留意してください。

QRコードやバーコードを読み込ませる

自動精算機では、お客さまの情報を認識するためにQRコードやバーコードを読み込みます。例えば、病院では、精算番号券に印字されたQRコードやバーコードを読み込む方法や、診察券を自動精算機に挿入する方法があります。また、複合施設ではチケットやリストバンドと連動させるなど、業種によって読み込み方法が異なります。

会計する

自動精算機が顧客情報を認識したら、請求金額が自動精算機に表示されます。お客さまは請求金額を確認し、現金、クレジットカード、電子マネーなどで会計します。現金の場合は、紙幣や硬貨をそれぞれの挿入口から投入し、入金した金額がモニターに表示されます。問題がなければ確認ボタンを押します。

おつり・領収書・明細書を受け取る

おつりがあれば、自動精算機から自動でおつりが返金されます。支払い後には領収書、クレジットカード明細書、診療明細書などが発行されますので、それらを受け取ると精算は完了です。

自動精算機を選ぶポイント

自動精算機を選ぶ際は、システムとの連携の有無や決済手段、取り扱い紙幣の多様性などに注目しましょう。以下で自動精算機を選ぶポイントを解説します。

導入目的の課題解決ができるか

自動精算機は多種多様であり、各社や機種によって機能が異なります。自社の課題解決に向けた機能を持つ自動精算機を選ぶことが重要です。

具体的な目的を明確にすることから始めましょう。例えば、会計時のおつりの渡しミスを防ぐ、会計の待ち時間を短縮する、会計業務を効率化・省人化する、感染リスクを減らすなどの目的が考えられます。

システム連携できるか

システムとの連携が可能な場合、利便性が向上しますので、自動精算機のシステム連携の有無を確認しましょう。機種によって機能が異なるため、適切な機種を選ぶ必要があります。オンラインでの連携時には追加費用が発生することもありますし、すでに導入済みのシステムに対する機能追加や設定変更にも費用がかかる可能性があります。事前に確認しておくと安心です。

決済手段・紙幣が豊富か

会計が円滑に進むよう、現金だけでなくクレジットカードや電子マネーなど幅広い決済手段に対応している自動精算機が好まれます。これにより、利用者の便益が向上し、顧客満足度も高まるでしょう。しかし、中には5,000円札を扱えない自動精算機もありますので、利用可能な紙幣や硬貨を事前に確認することも大切です。

サイズは問題ないか

コンパクトなテーブル上に置けるタイプから、床に設置する大型のものまで、自動精算機はさまざまなサイズがあります。設置場所を考慮して適切なサイズを選びましょう。直接の金銭授受がなくても、設置スペースが不足すると会計エリアが狭くなり、従業員の業務やおつりの補充が困難になる恐れがあります。設置スペースを確保するために、設置場所のレイアウトを検討することが重要です。

使いやすいか

使いやすさは重要な要素です。お客さまや従業員が、老若男女を問わず誰でも使いやすい自動精算機を選びましょう。会計時に担当者が必要な場合は、自動精算機の導入意義が薄れてしまいます。初めて操作する人でも分かりやすい端末であるかどうかを確認するために、表示される文字の大きさや、操作手順のわかりやすさ、案内表示の方法などを検討しましょう。

サポートが手厚いか

導入時やエラー発生時に、迅速かつ丁寧なサポートが提供されるかどうかも重要です。サポート体制は、メーカーによって異なり、電話、メール、訪問、リモート操作などの方法があります。お客さまコールセンターの有無や、受付方法(電話、WEB、メールなど)、サポートスタッフによるリモート操作の可否、および受付時間帯(24時間365日対応かどうか)、さらには保守メンテナンス費用なども確認しましょう。

自動精算機の価格の目安

自動精算機の価格相場は、1台あたり200万円から550万円です。初期費用には本体価格が含まれますが、システム連携やキャッシュレス決済などのオプション機能を追加する場合、別途費用が発生することがあります。また、自動精算機にはランニングコストがかかり、月額約5万円程度の保守メンテナンス費用が発生します。

価格を抑えて導入する方法

価格を抑えて導入したい場合は、リースやレンタルの利用や、補助金や助成金の活用が有効です。詳細については営業担当者に確認しましょう。

リース・レンタルで導入する

リースやレンタルを利用すれば、購入する場合の約10分の1の金額で導入できます。現金を多額に必要とせずに済むため、予算に余裕がない場合に有効な手段です。ただし、長期間利用すると、支払額が実際の購入価格を上回ることがあるので、その点には注意が必要です。

補助金・助成金を活用する

審査を通過する必要がありますが、自動精算機には国や自治体からの補助金や助成金を活用することができます。これにより、大幅なコスト削減が可能であり、導入にかかる負担が軽減されます。補助金や助成金の内容や要件、交付額は異なるため、事業に最適なものを選択しましょう。

 

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