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シフト管理システムのタイプとおすすめ紹介

シフト管理システムには、大きく分けて以下の3つのタイプがあります。

• シフト作成・管理に特化したタイプ
• 勤怠管理システムに内蔵されているタイプ
• 特定の業種に特化したタイプ

ここでは、それぞれのタイプの特徴と、おすすめのシステムを紹介します。

シフト作成・管理に特化したタイプ

シフト作成・管理に特化したタイプのシステムは、シフト作成の効率化に重点を置いた機能を豊富に備えています。

複雑なシフトパターンに対応できたり、従業員からの希望シフトの収集・集計を自動化できたりする点が特徴です。

自動作成機能により、人員の過不足を考慮したシフト表を素早く作成できます。

シフト作成・管理に特化しているおすすめのシフト管理機能は、以下のとおりです。

勤務シフト作成お助けマン

「勤務シフト作成お助けマン」は、JRシステムが提供するクラウド型のシフト作成・管理サービスです。 

スタッフの希望や勤務条件を考慮し、最適化AIがシフト表を自動作成することで、シフト作成にかかる時間と労力を大幅に削減します。 

また、法令遵守や働き方改革にも対応しており、誰でも簡単に操作できる高い操作性が特長です。 

さらに、クラウドサービスであるため、インターネット環境があればすぐに利用開始でき、特別な設備投資も不要です。 

スタッフはスマートフォンを利用して勤務希望の登録やシフトの確認が可能で、複数店舗のシフトの一元管理もできます。 

Qolus（コーラス）

Qolus（コーラス）は、株式会社NTTデータセキスイシステムズが提供するクラウド型のシフト管理サービスです。

固定的なパターンシフトや特定時間帯の勤務など、多様な勤務形態に対応したシフトを自動で作成できるため、シフト作成の手間を大幅に削減できます。

また、複数の店舗を一元管理できる機能を備えており、店舗間での人員調整もスムーズに行えます。

従業員はスマートフォンなどのデバイスから勤務希望の提出や、シフトの確認が簡単にできるため、利便性の向上にもつながります。

勤怠管理システムに内蔵されているタイプ

勤怠管理システムに内蔵されているタイプは、シフト管理機能に加えて、次のような機能を備えています。

• 出退勤の打刻
• 残業時間の計算
• 有給休暇の管理
• そのほか勤怠管理全般

シフト管理と勤怠管理を一つのシステムでまとめて行えるため、データの連携がスムーズで、管理業務全体の効率化に繋がります。

勤怠管理システムに内蔵されているタイプでは、以下のシフト管理機能がおすすめです。

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、株式会社Donutsが提供するクラウド型の勤怠管理システムで、シリーズ累計導入25万社の実績があります。 

以下のような機能を備えており、企業や店舗の勤怠管理業務を効率化します。 

• 出退勤管理
• シフト作成・管理
• 工数管理

また、リモートワークやフレックスタイム制など、多様な働き方にも対応しています。

金融業界・飲食業界・アパレル業界・教育機関など、さまざまな業界の企業で導入されており、勤怠管理に関する多様な課題解決に役立っています。

ジンジャー勤怠

ジンジャー勤怠は、jinjer株式会社が提供するクラウド型の勤怠管理システムです。

勤怠管理業務の効率化はもちろん、残業や有給休暇の管理、アラート機能など、法令を遵守した勤怠管理にも対応しています。

また、シンプルで使いやすい操作画面により、システムに不慣れな方でも使いやすいシステムです。

以下の打刻方法に対応しており、従業員の利便性を高められる点も大きな特徴です。

• ICカード
• スマートフォン
• タブレット
• GPS機能
• チャットツール
• 生体認証打刻

さらに、「人事管理」「給与計算」「経費精算」などの情報を一つのデータベースに集約できるため、バックオフィス業務全般の効率化が可能です。

特定の業種に特化したタイプ

特定の業種に特化したタイプのシステムは、その業種特有のシフト作成ルールや商習慣に対応した機能を備えています。

例えば、小売業向けシステムでは、時間帯別の客数予測に基づいた人員配置を提案する機能や、棚卸しなどの業務スケジュールを考慮したシフト作成機能を搭載している製品があります。

特定の業界に特化したシフト管理システムのおすすめは、以下のとおりです。

Optamo（オプタモ）

Optamo（オプタモ）は、AIを活用して勤務シフトやタスク表を自動作成するクラウド型のシフト管理システムです。

スタッフ個々のスキルや労働条件、勤務希望などを考慮し、最適なシフトを提案します。

Optamoでは、1日ごとの勤務シフトを割り当てる「Optamo for Shift」と、月別・日別のタスク表まで割り当てる「Optamo for Task」の2種類が用意されています。

さらに、Optamoは勤怠管理システムとの連携が可能で、「ジョブカン」や「楽々勤怠」などのシステムに合わせたCSVファイルを出力できます。

R-Shift（アールシフト）

R-Shift（アールシフト）は、小売業、サービス業に特化したクラウド型のシフト管理システムです。

R-Shiftの主な特長として、AI技術を活用した高精度なシフト自動作成機能が挙げられます。

従業員の勤務時間や公休日数、スキル、過去の割当て状況などを考慮し、最適なシフトを最短1分で自動作成します。 

また、800種類以上の標準機能を備えており、各業種の特性や企業のニーズに合わせたカスタマイズが可能です。 

プッシュ通知機能も搭載しており、申請忘れやシフト変更などの重要な情報をタイムリーに受け取れます。

シフト管理システムを導入するメリット

シフト管理システムを導入する主なメリットは、以下の4点です。

シフト作成時間を短縮できる

シフト管理システム導入の大きなメリットの一つは、シフト作成にかかる時間を大幅に短縮できることです。

手作業でシフトを作成する場合、従業員の希望・スキル・労働時間、法令上の制約など、さまざまな要素を考慮しながら調整しなければなりません。

特に、従業員数が多い場合や、シフトのパターンが複雑な場合は、管理者にとって大きな負担となります。

しかし、シフト管理システムを導入すれば、必要な情報を入力しておくだけで、自動的にシフト案を作成してくれます。

さらに、従業員の希望シフトや休暇申請もシステム上で一元管理できるため、個別に確認する手間も省けます。

人員配置を最適化できる

シフト管理システムを活用することで、人員配置を最適化でき、結果としてコスト削減に繋がります。

具体的には、「過去の売上データ」や「客数」、「イベント情報」などを分析し、曜日や時間帯ごとの需要を予測します。

この予測結果を基に、必要な人員数を割り出し、過不足のない人員配置を計画できます。

さらに、単に人数を調整するだけではなく、従業員のスキルや経験、資格などを考慮した配置も可能です。

例えば、「特定の業務には特定のスキルを持つ従業員を配置する」など、適材適所の人員配置を行うことで、業務効率が向上し、生産性の向上にもつながります。

従業員への共有が容易になる

シフト管理システムの活用により、シフトを従業員に共有するプロセスを大幅に簡略化できます。

従来のように紙のシフト表を印刷して配布したり、メールやメッセージアプリで個別に連絡したりする必要はありません。

システム上でシフトを公開すれば、従業員は自分のスマートフォンやパソコンから、いつでもどこでも最新のシフトを確認できます。

また、シフトに変更があった場合も、システムを通じてリアルタイムで従業員に通知されるため、連絡漏れや伝達ミスのリスクを最小限に抑えられます。

さらに、従業員からの希望シフトの提出や、休暇申請もシステム上で完了するため、管理者と従業員双方の負担が軽減されます。

勤怠管理の負担が軽減できる

シフト管理システムは、シフト作成だけでなく、日々の勤怠管理業務の負担も大幅に軽減します。

従業員の出退勤時刻はシステム上で記録・管理され、手作業での集計作業は不要になります。

また、システムは記録された出退勤時刻を基に、以下の情報を自動的に計算します。

• 労働時間
• 休憩時間
• 残業時間

勤怠管理における情報を自動計算できることで、手作業による計算ミスを防ぎ、正確な勤怠情報を把握できます。

さらに、給与計算システムとの連携機能を備えているシステムもあり、勤怠データを給与計算に直接反映させることで、給与計算業務の効率化も実現できます。

シフト管理システムを比較する際のポイント

シフト管理システムを選ぶ際には、以下のポイントを比較検討しましょう。

業種や勤務形態に対応可能か

シフト管理システムを比較する際は、まず自社の業種や勤務形態に対応しているかを確認しましょう。

例えば、飲食店であれば、ランチタイムやディナータイムといったピークタイムに合わせた人員配置が必要になります。

また、アルバイトやパートの比率が高い場合は、短時間勤務や変則的な勤務時間に対応できる柔軟性が求められるでしょう。

このように、業種や勤務形態によって、シフト管理システムに求められる機能は大きく異なります。

そのため、自社の状況を詳しく分析し、必要な機能を洗い出すことが大切です。

課題解決に繋がるか

シフト管理システムを導入する目的は、現在抱えている課題を解決することです。

例えば、「シフト作成に時間がかかりすぎる」という課題を抱えているのであれば、自動作成機能が充実しているシステムが有効です。

また、「従業員からの希望シフトの収集・集計が大変」という課題であれば、従業員がスマホやPCから希望を提出できる機能や、提出された希望シフトを自動で集計する機能が役立ちます。

このように、現在抱えているシフト管理の課題を具体的にリストアップし、解決できる機能が備わっているかを確認していくことが大切です。

操作方法は簡単か

シフト管理システムは、管理者だけでなく、従業員も日常的に使用するツールです。

そのため、誰でも簡単に操作できる、使いやすいシステムを選ぶことが大切です。

具体的にチェックしておきたいポイントは、次のとおりです。

• 直感的に操作できるインターフェースデザインか
• 必要な機能がどこにあるか分かりやすいか
• 操作マニュアルやヘルプが充実しているか

特に、ITツールに不慣れな従業員が多い場合は、操作の簡単さがシステムの定着を左右する重要な要素となります。

無料トライアルがあるか

無料トライアルを利用して、実際にシステムを試してみることをおすすめします。操作性や機能が自社に合っているかを確認できます。

無料トライアル期間中は、実際のシフトデータを使って搭載されている機能を試してみましょう。

操作性はもちろん、「課題を解決できる機能が備わっているか」や「従業員が使いやすいと感じるか」などをチェックします。

また、不明点や疑問点があれば、サポート窓口に問い合わせて、対応の速さや丁寧さなども確認しておくと良いでしょう。

まとめ

シフト管理システムは、シフト作成業務を効率化し、従業員の働きやすさ向上にも貢献できるツールです。

本記事で紹介した選び方のポイントを参考に、自社に最適なシフト管理システムを見つけて、より働きやすい環境づくりを目指しましょう。

以下の記事で、公平なシフト作成のコツを紹介しています。あわせてご覧ください。

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