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こんにちは。無人決済店舗システムを提供しているTOUCH TO GO 編集部です。
人手不足の深刻化や人件費の高騰が続く中、「運営の効率化」という課題に直面している店舗も多いのではないでしょうか。しかし、日々のレジ対応や発注、売上集計などに追われ、本来注力したい接客や売場づくりに十分な時間を割けていない店舗もあるでしょう。
本記事では、店舗運営に含まれる主な業務を紹介したうえで、効率化するメリットや具体的な進め方を解説します。ECRSの考え方や、すぐに取り組みやすい7つの効率化方法、取り組む際の注意点についても紹介します。
店舗の業務負担を減らし、接客や売場づくりに時間を使える環境を整えるための参考として、ぜひお役立てください。
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監修者プロフィール
2019年に株式会社TOUCH TO GOを設立。無人決済店舗システムを提供し、次世代型小売の拡大に取り組んでいる。
目次
店舗運営とは？
店舗運営には、接客や販売だけでなく、在庫や売上、スタッフなどを管理する業務も含まれます。ここでは、店舗運営に含まれる主な業務を紹介します。
接客・販売に関する業務
接客や商品の販売は、店舗運営の中心となる業務です。来店したお客様への案内や商品の説明、注文受付、会計、問い合わせへの対応などが含まれます。
飲食店であれば注文受付や料理の提供、小売店であれば商品の陳列やレジ対応など、業態によって具体的な業務は異なります。
店舗を管理する業務
店舗運営では、接客以外にも店舗を維持するための管理業務が発生します。具体的には、以下のような業務があります。
- 商品の発注・在庫管理
- 売上の集計
- スタッフのシフト作成
- 勤怠管理
- 清掃
- スタッフ教育
これらの業務は日々発生するため、店長やスタッフの負担につながることもあります。店舗運営を効率化するには、日々の業務を把握したうえで、時間や手間のかかっている作業を見直すことが大切です。
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店舗運営を効率化するメリット
店舗運営を効率化すると、限られた人員でも業務を進めやすくなります。ここでは、店舗経営者が押さえておきたい主なメリットを紹介します。
人手不足に対応できる
店舗運営を効率化すると、これまでスタッフが手作業で行っていた業務を減らせるため、限られた人員でも店舗を運営しやすくなります。
例えば、レジ業務や売上集計、在庫確認などを効率化できれば、スタッフが会計や事務作業にかける時間を減らせます。人手を増やすことが難しい場合でも、既存のスタッフで店舗を回しやすくなるでしょう。
スタッフの業務負担を減らせる
店舗では、接客や販売に加えて、発注や在庫管理、売上集計、清掃など多くの業務が発生します。業務が集中すると、スタッフ一人ひとりの負担も大きくなります。
そこで、業務の手順を見直したりITツールを活用したりすることで、時間や手間のかかる作業を減らせます。スタッフの負担が軽くなれば、働きやすい環境づくりにもつながります。
接客や売場づくりに時間を使える
業務を効率化して作業時間に余裕が生まれると、接客や売場づくりなどお客様の満足度や売上につながる業務に時間を使いやすくなります。
例えば、レジ業務を効率化できれば、スタッフが売場の商品整理やお客様への声かけに対応しやすくなります。単に業務を減らすのではなく、生まれた時間を店舗の価値を高める業務に充てることが大切です。
店舗運営を効率化する流れ
店舗運営を効率化するには、いきなり新しいツールを導入するのではなく、現在の業務を見直すところから始めましょう。ここでは、効率化を進める基本的な流れを紹介します。
店舗業務を洗い出す
まずは、店舗で行っている業務を一つずつ洗い出しましょう。接客やレジ対応に加えて、在庫・発注、売上管理、スタッフ管理など、店舗で行っている業務を一覧にします。
業務を書き出すことで、どの作業に時間がかかっているのか、特定のスタッフに負担が偏っていないかなどを把握しやすくなります。店舗運営のどこから手をつけるべきか判断するためにも、まず現状を確認しておくことが大切です。
業務の無駄を見つける
業務を洗い出したら、それぞれの作業に無駄がないかを確認します。
たとえば、同じ内容を紙とパソコンの両方に記録していたり、売上データを別のシステムへ手入力したりしている場合は、作業をまとめられる可能性があります。また、承認や確認のために何度も同じ情報をやり取りしている業務も、見直すことで時間を短縮できるでしょう。
「本当に必要な作業なのか」「別の方法に変えられないか」という視点で業務を確認すると、効率化できるポイントを見つけやすくなります。
ECRSで業務を見直す
業務の改善方法を考える際は、ECRS（イクルス）の考え方も役立ちます。ECRSとは、業務を「なくす・まとめる・入れ替える・簡単にする」という4つの視点から見直すフレームワークです。
- Eliminate（排除）：不要な業務をなくす
- Combine（結合）：複数の業務を一つにまとめる
- Rearrange（再配置）：業務の順番や担当などを入れ替える
- Simplify（簡素化）：作業手順を簡単にする
たとえば、不要な報告書をなくしたり、複数の確認作業を一つにまとめたりすることで、スタッフの作業時間を減らせます。業務を効率化するときは、まず「なくせないか」を考え、そのうえで、まとめる・入れ替える・簡単にすることを検討していくと、改善点を見つけやすくなります。
改善後の効果を検証する
業務を見直した後は、どの程度効率化できたのかを確認しましょう。作業時間やスタッフの負担、ミスの発生件数など、改善前と比較できる指標を決めておくと効果を判断しやすくなります。
期待した効果が得られなかった場合は、現場の意見も確認しながら方法を見直します。一度の改善で終わらせず、実際の運用状況を確認しながら調整していくことが店舗運営の効率化につながります。
店舗運営を効率化する方法7選
店舗運営の効率化には、業務そのものを減らす方法から、ITツールを活用して作業を効率化する方法まであります。主な方法と具体的な取り組みを以下にまとめました。
| 効率化の方法・取り組み | 具体的な方法 | 活用できるツール |
| 不要な業務をなくす | 報告書や確認作業などを見直し、不要な業務を減らす | ― |
| 業務をマニュアル化する | 作業手順をまとめ、新人教育や担当者間の引き継ぎを効率化する | マニュアル作成ツール |
| 情報共有を効率化する | 業務連絡やシフト変更などの共有方法を統一する | チャットツール・情報共有ツール |
| 在庫・発注業務を効率化する | 在庫状況を把握しやすくし、発注作業を効率化する | 在庫管理システム・POSレジ |
| シフト管理を効率化する | 希望シフトの収集やシフト作成、変更連絡を効率化する | シフト管理システム |
| 売上管理を効率化する | 売上を自動集計し、商品別・時間帯別などのデータを確認する | POSレジ |
| 会計業務を効率化する | 会計や精算にかかるスタッフの作業を減らす | POSレジ・セルフレジ・自動精算機 |
以下で、それぞれの方法について詳しく解説します。
不要な業務をなくす
店舗で行っている業務のなかには、以前から続いているものの、現在は必要性が低くなっている作業もあると思います。まずは業務の目的を確認し、なくしても店舗運営に支障がない作業を減らしましょう。
たとえば、ほとんど確認されていない報告書を作成している場合は、提出自体をなくしたり、必要な項目だけに絞ったりできます。作業を効率化するだけでなく、業務そのものを減らすことで、スタッフの負担を抑えやすくなります。
業務をマニュアル化する
業務の手順をマニュアルにまとめることも、店舗運営の効率化につながります。作業の進め方を明確にしておけば、担当者が変わっても一定の手順で業務を進めやすくなります。
特に、新人スタッフへの教育に時間がかかっている店舗では、基本的な業務をマニュアル化しておくと、教育担当者の負担を減らせるでしょう。口頭で説明する内容を減らし、スタッフ自身で確認できる環境を整えることもポイントです。
情報共有を効率化する
店舗では、シフト変更や業務連絡、売場の状況などスタッフ間で共有する情報が多くあります。しかし、情報共有の方法が統一されていないと、伝達に時間がかかったり、重要な連絡が行き届かなかったりすることがあります。
そこで、店舗内の連絡手段を統一し、必要な情報をまとめて確認できるようにしましょう。チャットツールや店舗向けの情報共有ツールを活用すれば、掲示板や紙の連絡ノートだけに頼らず、スタッフが必要な情報を確認しやすくなります。
在庫・発注業務を効率化する
在庫や発注を手作業で管理していると、在庫数の確認や発注先への連絡などに時間がかかります。また、確認漏れによって欠品や過剰在庫につながる場合もあります。
在庫管理システムなどを活用すれば、商品の在庫状況を把握しやすくなり、発注業務の負担も抑えられます。POSレジと連携できるシステムなら、販売データを在庫管理に反映できるため、在庫数の確認や発注にかかる手間を減らしやすくなります。
シフト管理を効率化する
スタッフの希望を確認しながらシフトを作成する作業は、店舗責任者の負担になりやすい業務の一つです。人数が多い店舗や複数の時間帯で勤務するスタッフがいる場合は、調整にも時間がかかります。
シフト管理システムを使えば、スタッフの希望シフトをオンラインで集めたり、作成したシフトを共有したりできます。急な変更があった場合も情報を更新しやすくなるため、シフト作成や連絡にかかる時間を減らせるでしょう。
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売上管理を効率化する
売上管理では、日々の売上を集計するだけでなく、商品別の売上や時間帯ごとの傾向などを確認することもあります。手作業で集計していると入力や計算に時間がかかるうえに、ミスが発生する可能性もあります。
POSレジなどを活用すれば、会計時の販売データをもとに売上を集計できます。売れ筋商品や時間帯別の売上も確認しやすくなるため、発注や人員配置を考える際にもデータを活用しやすくなります。
会計業務を効率化する
レジでの会計や売上の集計、現金の管理なども店舗運営に欠かせない業務です。特に会計対応をスタッフが行っている店舗では、混雑時の負担も大きくなります。
POSレジやセルフレジ、自動精算機などを導入すると、会計や精算にかかるスタッフの作業を減らせます。特にセルフレジや自動精算機なら、お客様自身で支払いまで進められるため、スタッフをほかの業務に回しやすくなります。
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店舗運営を効率化するときの注意点
店舗運営の効率化を進める際は、作業時間の短縮だけを重視しないことも大切です。ここでは、取り組みを進める前に確認しておきたいポイントを紹介します。
ツール導入を目的にしない
店舗運営を効率化するためにITツールを導入しても、使い方が合っていなければ十分な効果を得られません。そこで大切なのは、ツールを導入することだけではなく、「どの業務をどのように改善したいのか」を明確にすることです。
たとえば、在庫確認に時間がかかっているなら在庫管理機能、会計対応の負担が大きいならセルフレジなど、課題に合わせて導入するツールを検討しましょう。導入前に現在の業務を確認し、必要な機能を絞っておくと選びやすくなります。
サービス品質を落とさない
業務効率化を優先するあまり、作業時間を減らすことだけを目的にしてしまうと、接客やサービスの質が低下する恐れがあります。例えば、人員を削りすぎた結果、お客様への対応が遅れたり売場が荒れたりしては本末転倒です。
効率化の本来の目的は、無駄な作業を減らして「接客や売場づくり」に使える時間を増やすことです。生まれた時間や人員をコア業務に充て、店舗のサービス品質を維持・向上させましょう。
現場の意見を取り入れる
店舗運営の効率化では、実際に業務を担当するスタッフの意見も確認しましょう。店舗経営者や管理者から見ると効率的に思える方法でも、現場では使いにくかったり、新たな負担が発生したりする場合があります。
新しい仕組みやツールを導入する前に、スタッフから現在の業務で困っていることや改善してほしい点を聞いておくと、現場に合った方法を検討しやすくなります。導入後も意見を聞きながら運用方法を調整すると、無理なく定着させやすくなります。
まとめ
店舗運営を効率化するには、いきなり新しいツールを導入するのではなく、まず現在の業務を洗い出して、無駄や負担の大きい作業を見つけることがポイントです。「ECRS」の考え方を取り入れながら業務を見直し、必要に応じてマニュアル化や情報共有の改善、ITツールの導入を進めましょう。
効率化によって生まれた時間や人員を接客や売場づくりなどに充てれば、業務負担の軽減だけでなく、店舗のサービス品質向上にもつなげられます。自店舗の課題や現場の意見を確認しながら、無理なく取り組める方法から始めてみましょう。
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