こんにちは。無人決済店舗システムを提供しているTOUCH TO GO 編集部です。
POSレジは日々の販売業務をスムーズにし、売上管理や在庫管理を効率化するための強力なツールです。
しかし、新しく導入されたシステムに慣れず操作に悩む方も少なくありません。
そこで本記事では、POSレジの基本的な使い方から、トラブル発生時の対処法までを網羅的に解説します。
POSレジの操作に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。
関連記事>>POSシステムの仕組みとは?導入のメリット・デメリットと導入方法を徹底解説!
目次
POSレジの使い方【5ステップ】
POSレジ操作の基本的な流れは次のとおりです。
- 商品登録
- 合計金額の確認
- 支払い方法の選択
- 預かり金登録
- 会計完了
それぞれのステップについて、以下で詳しく解説します。
ステップ1.商品登録
商品登録は、POSレジ操作の最初のステップです。
一般的なPOSレジでは、商品のバーコードをスキャナーで読み取るか、タッチパネル上で商品を選択することで登録できます。
バーコードをスキャンする際には、スキャナーをバーコードに正しく向け、赤いラインがバーコード全体を横切るようにします。
読み取りに成功すると、商品名と価格が画面に表示されます。
バーコードが付いていない商品は、あらかじめPOSレジに登録された商品リストからタッチパネルで選択できます。
複数の商品を登録する場合は、以上の手順を繰り返します。
ステップ2.合計金額の確認
購入する商品をすべて登録したら、次は合計金額の確認です。
POSレジの画面には登録された各商品の価格と合金額が表示されるため、顧客と一緒に確認しましょう。
また、クーポンを利用する場合は、バーコードをスキャンするか、クーポンコードを入力して適用します。
合計金額に間違いがあると顧客とのトラブルの原因になるため、正確な金額表示を心がけましょう。
ステップ3.支払い方法の選択
次に、支払い方法を確認します。多くのPOSレジでは、以下のような支払い方法に対応しています。
- 現金
- クレジットカード
- 電子マネー
- QRコード決済
顧客が選択した支払い方法を、POSレジの画面上で選択します。
近年ではキャッシュレス決済の利用が増えているため、各決済方法の手順を理解しておくことも大切です。
ステップ4.預かり金登録
顧客が現金で支払う場合、受け取った金額をPOSレジに登録します。
通常、POSレジの画面にはテンキーが表示されるため、預かった金額を入力します。
例えば、顧客から10,000円札を受け取った場合「10000」と入力します。預かり金を入力すると、お釣りの金額が自動的に画面に表示されます。
お釣りの渡し間違いを防ぐためにも、預かり金の登録は正確に行う必要があります。
ステップ5.会計完了
支払い処理が完了すると、以下の情報が印字されたレシートが発行されます。
- 日時
- 購入した商品名
- 価格
- 数量
- 合計金額
お釣りを渡す必要がある場合は、レシートと一緒にお釣りを渡します。
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POSレジでのキャッシュレス決済の基本操作
次に、キャッシュレス決済における、POSレジの基本的な操作手順を解説します。
クレジットカード決済
クレジットカード決済は、キャッシュレス決済の中でも広く利用されている方法の一つです。
POSレジでクレジットカード決済を行う場合、まず支払い方法選択画面で「クレジットカード」を選択します。
次に、クレジットカードをカードリーダーに挿入するか、非接触型決済の場合はリーダーにかざすよう顧客に案内します。
カードが認証されると決済金額がPOSレジの画面に表示されます。顧客に金額を確認してもらい、問題なければ承認ボタンを押します。
承認されると売上票(レシート)が印刷されるため、顧客控えを渡します。
QRコード決済
QRコード決済は、スマートフォンなどのモバイル端末を利用した決済方法です。
顧客がQRコードを読み取るタイプと、店舗がQRコードを読み取るタイプの2種類あります。
顧客がQRコードを読み取るタイプの場合は、顧客のスマートフォンにインストールした決済アプリを使って、店舗側が提示するQRコードをスキャンします。
一方、店舗がQRコードを読み取るタイプは、店舗が顧客のスマートフォンに表示されたQRコードをスキャンして支払う方法です。
それぞれ取引の進め方に違いがあるため、店舗で導入している方法に合わせて操作を覚えましょう。
POSレジの主な機能
POSレジは、レジ機能だけでなく、店舗運営の効率化や売上アップを実現するためのさまざまな機能を備えています。
ここでは、POSレジの主な機能を3つ紹介します。
レジ機能
レジ機能はPOSレジの基本機能で、主に以下のような操作が可能です。
- 商品登録
- 合計金額の計算
- 支払い処理
- レシート発行
さらに、割引・返品・取り置きなど、さまざまな販売形態に柔軟に対応できる機能も備えています。
売上分析機能
売上分析機能は、POSレジに蓄積された販売データを分析し、売れ筋商品や売上推移、顧客属性などを把握できる機能です。
日別・週別・月別など、特定の期間ごとの売上データを集計し、グラフや表でわかりやすく表示できます。
時間帯別の売上分析では、ピークタイムやアイドルタイムを特定し、スタッフのシフト調整やタイムセールなどの施策に活用できます。
また、商品別の売上分析では、『売れ筋商品』や『死に筋商品』を把握でき、在庫管理の最適化に役立ちます。
在庫管理機能
在庫管理機能は、商品の在庫状況をリアルタイムで把握し、適切な在庫量を維持するための機能です。
POSレジでは、商品が売れると自動的に在庫数を更新できるため、品切れによる販売機会の損失を防ぐことが可能です。
さらに、在庫数が設定した基準値を下回ると、アラートで知らせる機能を備えているPOSレジもあります。
また、棚卸機能を使えば、実際の在庫数とPOSレジ上の在庫数に差異がないかの確認が容易になります。
POSレジ導入後の準備・設定
POSレジを導入した後は、準備と設定が必要です。
事前準備なしでPOSレジを導入すると、機能を十分に活用できないばかりか、トラブルの原因にもなりかねません。
ここでは、POSレジ導入後の準備と設定について紹介します。
①機能の確認
POSレジの導入後は、自店舗に必要な機能が備わっているかを確認しましょう。
POSレジには、基本的なレジ機能に加えて、「売上分析」「在庫管理」「顧客管理」など、さまざまな機能が搭載されています。
導入時に機能を十分に確認しておかないと、後から追加費用が発生したり、必要な機能が使えなかったりする可能性があるので注意が必要です。
②商品や価格などの情報を登録
POSレジを運用する前に、販売に必要な以下の情報を登録します。
- 商品名
- 価格
- 商品コード
- 部門
商品名や価格に誤りがあるとトラブルの原因になるため、情報を正確に入力する必要があります。
新しい商品の追加や価格変更時には、忘れずにPOSレジの情報を更新しましょう。
③周辺機器との接続
次に、バーコードスキャナー・レシートプリンター・キャッシュドロアーなどの周辺機器と接続します。
接続方法はメーカーや機器によって異なるため、詳細はマニュアルを参照してください。
POSレジと周辺機器を接続できたら、各機器が正常に動作するか確認しましょう。
④操作マニュアルの作成・スタッフ教育
POSレジ導入後は、スタッフがスムーズに操作できるよう、操作マニュアルを作成して使い方を周知しましょう。
マニュアルには基本操作だけでなく、トラブル発生時の対応も含めるとより良いです。
ロールプレイ形式で接客を想定したトレーニングを実施すると、イメージが掴みやすく習得しやすくなります。
また、定期的な研修の実施や、新機能追加時のマニュアル更新も欠かせません。
スタッフがPOSレジの操作をマスターすることで会計処理がスムーズになり、顧客満足度の向上につながります。
POSレジでエラーが発生した場合の対応
ここからは、POSレジでエラーが発生した場合の対応を紹介します。
顧客に状況を説明して謝罪する
POSレジでエラーが発生したら、まず顧客に対して状況を正確に説明しましょう。
例えば、「システムに一時的な問題が発生しており、少々お時間をいただいております。」と伝えると、顧客が安心しやすくなります。
他のスタッフに情報を伝える
次に、エラー対応を円滑に進めるため、以下の情報を他のスタッフへ状況を共有しましょう。
- エラーが発生したタイミング:どのタイミングでエラーが起きたかを伝える
- 表示されたエラーメッセージ:エラーコードや内容を正確に共有する
上記の情報をスタッフ間で素早く共有することで、問題解決につなげやすくなります。
データのバックアップをとる
エラー発生時はデータの消失リスクも考慮し、速やかにバックアップを取ることが大切です。
自動的にバックアップを取る設定になっている場合であれば問題ありませんが、そうでなければ手動でバックアップしておきましょう。
特に、売上データや在庫情報などは、トラブル解決後に復旧がスムーズに進むように備えておきます。
WiFiの接続を確認する
ネットワークの問題が原因でエラーが発生する場合もあります。そこで、WiFi接続を確認しましょう。
特に、POSレジがクラウド型の場合、インターネット接続の不安定さが直接的な原因となることがあります。
WiFiルーターの状態や接続環境をチェックし、必要に応じて再接続やネットワーク機器を再起動してみましょう。
一旦ログアウトして再起動する
POSシステムがフリーズして操作できない場合は、システムの一時的な不具合が原因かもしれません。
この場合、一度POSレジからログアウトして再起動を試すと効果的です。再起動によりシステムがクリアされ、問題が解決する場合があります。
もし再起動後もエラーが続く場合は、さらに詳しいトラブルシューティングが必要です。メーカーに問い合わせてみましょう。
システムの更新状況を確認する
POSシステムのソフトウェアやファームウェアが古いバージョンのままだと、エラーの原因になることがあります。
最新のアップデートが適用されているか確認し、必要であれば更新しましょう。
システム更新にはエラーの修正が含まれていることも多く、トラブル解決に役立つことがあります。
まとめ
POSレジは店舗運営を効率化するツールであり、正しく使いこなすことで業務負担を軽減し、顧客満足度の向上が期待できます。
しかし、操作方法がわからなければエラーやトラブルが発生しやすくなり、顧客に迷惑をかけることになりかねません。
本記事で紹介したPOSレジの基本操作を、スタッフ全員がマスターできる環境を整えることが大切です。
また、エラー発生時にも迅速かつ適切に対応できるように、スタッフへの教育を徹底しましょう。
これからPOSレジを導入しようと考えている方は、以下の記事も参考にしてください。
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