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こんにちは。無人決済店舗システムを提供しているTOUCH TO GO 編集部です。
店舗では接客や売場づくりだけでなく、それらを支えるバックヤード業務も店舗運営に欠かせません。しかし、目当ての商品を探すのに時間がかかったり、実在庫とデータにズレが生じたりするなど、バックヤードの管理に課題を抱えている店舗もあります。
また、バックヤードでの作業に時間や人手を取られると、フロアでの接客や売場づくりに十分な時間を割けなくなることもあります。
本記事では、バックヤード業務の主な内容や起こりやすい課題、業務を効率化する方法について解説します。
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監修者プロフィール
2019年に株式会社TOUCH TO GOを設立。無人決済店舗システムを提供し、次世代型小売の拡大に取り組んでいる。
目次
バックヤード業務とは
店舗のバックヤードでは、商品の入荷や検品、保管、在庫管理など、売場を支えるさまざまな業務が行われています。
特にアパレル店舗では、サイズやカラーの異なる商品を扱うため、バックヤードでの商品管理が店舗運営に大きく関わります。
ここでは、バックヤードが担う役割とフロア業務との違いについて解説します。
バックヤードが担う役割
バックヤードは、店舗で扱う商品や備品などを管理し、日々の営業を支えるスペースです。例えばアパレル店では、入荷した商品の検品や保管、在庫確認、売場への商品補充などを行います。
また、商品のサイズやカラーを確認したり、売場から依頼された商品を取り出したりする場面もあります。バックヤードを適切に管理しておくことで、必要な商品をスムーズに取り出しやすくなります。
フロア業務との違い
フロア業務は、来店客への接客や商品案内、レジ対応、売場づくりなど、販売に直接関わる業務が中心です。一方、バックヤードでは、商品の保管や在庫管理など、売場での販売を支える業務を行います。
フロアスタッフが接客や売場づくりを行うのに対し、バックヤードでは商品や備品を管理し、必要に応じてフロアで使うものを取り出します。
なお、店舗によってはフロアスタッフがバックヤード業務も担当するため、両者を明確に分けず、一連の業務として行う場合もあります。
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アパレルのバックヤードの主な業務内容
バックヤードでは、商品の入荷や検品、保管、補充から、在庫や備品の管理までさまざまな業務を行っています。ここでは、アパレル店舗を例に、バックヤードの主な業務内容を紹介します。
主な内容は以下のとおりです。
| 主な業務 | 仕事内容 |
| 商品の入荷と検品 | 入荷した商品の品番・カラー・サイズ・数量や状態を確認する |
| 商品管理とストック整理 | 商品をカテゴリ・サイズ・カラーなどのルールに沿って保管する |
| 商品の補充と陳列 | バックヤードの商品を売場へ補充し、陳列する |
| 返品や交換への対応 | 返品・交換商品や不良品を確認し、適切に処理する |
| 商品の出荷と店舗間移動 | 他店舗への商品移動や商品の発送に対応する |
| 棚卸と在庫管理 | 実在庫を確認し、システムなどの在庫データと照合する |
| 店舗備品の管理 | ショッパーやハンガーなど、店舗で使用する備品を管理する |
それぞれの業務について、詳しくみていきましょう。
商品の入荷と検品
メーカーや倉庫から届いた商品を受け取り、検品する業務です。納品書や伝票と照らし合わせながら、商品の品番・カラー・サイズ・数量などに間違いがないかを確認します。
あわせて、汚れやほつれなどの不良がないかも確認し、問題があれば返品や交換などの対応を行います。
商品管理とストック整理
検品を終えた商品を、バックヤード内の保管スペースに整理・配置する業務です。ハンガーに掛けたり畳んだりしたうえで、カテゴリ・サイズ・カラーなどのルールに沿って保管します。
必要な商品をすぐに取り出せるよう、商品の位置や保管方法を統一しておくこともバックヤード管理の一つです。
商品の補充と陳列
売場で商品が売れたときや、新商品を展開するときなどに、バックヤードから商品を取り出して売場へ補充する業務です。
売場に出す前に商品の状態を整えたり、値札や防犯タグを取り付けたりする作業を行うこともあります。
返品や交換への対応
お客様から返品・交換の依頼を受けた商品や、不良品として売場から取り下げた商品に対応する業務です。
返品・交換の理由や商品の状態を確認し、再販売するものと、メーカーへの返品など別の対応が必要なものに分けます。検品時に見つかった不良品についても、店舗のルールに沿って処理します。
商品の出荷と店舗間移動
他店舗への商品移動や、店舗から商品を発送する際の出荷作業を行います。指示に沿って対象商品をストックから取り出し、配送できる状態に梱包して引き渡します。
店舗によっては、ECサイトで購入された商品の発送準備をバックヤードで行うこともあります。
棚卸と在庫管理
定期的に実際の在庫数を確認し、帳簿やシステム上の在庫データと照合する業務です。実在庫とデータの数に差がある場合は、原因を確認して必要な処理を行います。
正確な在庫状況を把握することは、商品の発注や販売機会にも関わるため、日々の在庫管理が重要になります。
店舗備品の管理
ショッパーやハンガー、ギフトラッピング材、レジ用紙、清掃用具など、店舗運営に必要な備品を管理する業務です。
在庫数を確認し、必要に応じて発注や整理を行うことで、営業中に備品が不足する事態を防ぎます。
バックヤード業務で起こりやすい課題
バックヤードは、商品の保管や在庫管理など多くの業務を担うため、管理方法によっては作業に時間がかかったり、ミスが発生したりすることがあります。
ここでは、アパレル店舗のバックヤード業務で起こりやすい4つの課題を紹介します。
①商品を探すのに時間がかかる
まず挙げられるのが、目当ての商品を探すのに時間がかかってしまうことです。
バックヤード内が整理されていなかったり保管場所のルールが統一されていないと、探し物に無駄な時間が割かれてしまいます。特にサイズやカラー展開が多いアパレル商品では、商品数が増えるほど見つけにくくなります。
接客中にお客様を待たせることになれば購入意欲が下がり、貴重な販売機会を逃すことにもつながります。
②実在庫とデータにズレが生じる
データ管理の面で起こりやすいのが、実在庫とシステム上の数値のズレです。
システム上では「在庫あり」と表示されているのに、実際には商品が見つからないといったトラブルは、主に以下のような手作業によるミスが原因と考えられます。
- 入出荷時のシステム処理漏れ
- 伝票や数量の入力ミス
- 返品・交換時のデータ更新漏れ
こうしたミスによって正確な在庫数が把握できなくなると、売場への補充遅れや不要な発注、他店舗からの取り寄せミスなどを引き起こしやすくなります。
③作業手順がスタッフによって異なる
店舗運営の面で起こりやすいのが、作業手順の属人化です。商品の保管や補充、在庫確認などの手順がマニュアル化されていないと、スタッフによって作業の進め方や整理ルールがバラバラになってしまいます。
担当者ごとに商品の置き場所が変わると、ほかのスタッフが商品を探す際に余計な時間がかかってしまいます。また、新人スタッフへの指導手順も統一されないため、一人立ちまでに時間がかかり、教育の負担が大きくなる原因にもなります。
このように作業手順が標準化されていないと、店舗全体の作業効率が低下し、特定のスタッフに依存した運用になってしまいます。
関連記事>>店舗オペレーションマニュアルの作り方｜記載項目や作成のポイントを解説
④バックヤード業務に時間と人手がかかる
アナログな業務プロセスそのものが店舗の負担となり、時間と人手を取られてしまうケースも少なくありません。以下のような業務を手作業中心で行っていると、日々のバックヤード業務に膨大な時間が必要となります。
- 商品の入荷・検品
- 品出し
- 在庫確認
特に繁忙期や入荷量が集中する時期は作業量が跳ね上がるため、限られたスタッフでは対応しきれなくなってしまいます。
バックヤードでの作業に時間を取られてしまうと、本来注力すべき「フロアでの接客」や「売場づくり」に十分な時間や人員を割けなくなるという悪影響につながります。
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バックヤード業務を効率化するメリット
バックヤードの作業方法や管理体制を見直すことで、商品の取り扱いや在庫管理をスムーズに進めやすくなります。ここでは、バックヤード業務を効率化することで得られる主な3つのメリットを紹介します。
売場への商品補充がスムーズになる
商品の保管場所や管理ルールを整えると、必要な商品をすぐに取り出しやすくなります。売場で商品が売れた際も、バックヤードで商品を探す時間を抑えられるため、補充作業をスムーズに進められます。
品切れした商品の補充が遅れると、せっかく来店したお客様が購入を諦めてしまい、売り上げの機会を逃すことになりかねません。必要な商品を速やかに補充できる環境を整えることは、販売機会の損失を抑えるうえでも効果的です。
在庫を正確に把握しやすくなる
入出荷や返品・交換などの処理ルールを整え、在庫情報を適切に更新することで、実際の在庫状況を把握しやすくなります。
正確な在庫数が可視化されれば、売場への補充はもちろん、適正な発注や他店舗とのやり取りもスムーズに行えます。さらに、在庫を確認するためにバックヤードを何度も探し回るような無駄な手間を削減できるのも大きなメリットです。
関連記事>>店舗管理システムとは？店舗管理システムの選び方やおすすめのシステムを紹介
スタッフの作業負担を軽減できる
商品の保管場所を統一したり、作業手順を決めたりすることで、バックヤードでの探し物や無駄な移動を減らせます。作業にかかる時間や手間が減れば、スタッフの負担軽減にもつながります。
バックヤード業務を効率化して生まれた時間のゆとりを「接客」や「売場づくり」といったフロア業務に回すことで、店舗全体のサービス向上や売り上げの拡大にもつなげられます。
バックヤード業務を効率化する方法
バックヤード業務を効率化するには、商品の保管方法や作業手順など、日々の業務フローを見直すことが大切です。
ここでは、バックヤードの環境や作業手順を改善する5つの方法を紹介します。
商品の保管場所と配置を見直す
バックヤードでの無駄な時間を減らすには、商品の保管場所や配置ルールを見直すことが大切です。
まずはカテゴリやサイズ、カラーごとの分類ルールを決め、スタッフ間で統一しましょう。そのうえで、売れ行きのよい商品を取り出しやすい場所に配置するなど、商品の出し入れやスタッフの動線を考慮してレイアウトを決めます。
さらに、棚ごとに番号を付けて保管場所を明確にしておけば、スタッフ間で商品の位置を共有しやすくなります。
業務手順を標準化する
スタッフによって作業方法が異なる場合は、バックヤード業務の手順を整理し、誰が担当しても同じ流れで作業できる状態を整えます。
以下のような業務ごとに手順や確認項目をまとめておくと、作業の抜け漏れを防ぎやすくなります。
- 入荷・検品
- 商品の保管・陳列準備
- 売場への品出し
- 返品・交換への対応
これらの手順をまとめる際は、写真や図を用いて保管場所や作業方法を明示しておくと直感的に理解しやすくなり、新人スタッフの教育コスト削減にも効果的です。
なお、マニュアルは一度作って終わりにせず、実際の現場で使いにくい部分があれば定期的にブラッシュアップしていくことが大切です。
スタッフの配置を見直す
バックヤード業務にかかる時間や作業量を把握し、スタッフの配置を見直します。
入荷が多い時間帯に検品を担当するスタッフを増やしたり、混雑する時間帯は接客を優先したりするなど、店舗の状況に合わせて人員を配置しましょう。業務量に応じて担当を調整することで、一部のスタッフに作業が集中することを防ぎやすくなります。
フロアとの情報共有をスムーズにする
バックヤードの作業を効率よく進めるには、売場との情報共有も欠かせません。売場からの依頼や商品の補充状況が伝わっていないと、バックヤード側で確認や対応に時間がかかってしまいます。
「売場で欠品している商品」や「優先的に補充したい商品」を伝える方法をあらかじめ決めておけば、バックヤード側も対応すべき商品を把握しやすくなります。
口頭での伝達だけに頼らず、インカム（無線機）や共有メモ、チャットツールなどを活用し、必要な情報をスタッフ間でスムーズに伝えられるようにしましょう。
在庫管理システムやデジタルツールを導入する
商品の入出荷や在庫数を紙の伝票やExcelなどで管理している場合は、在庫管理システムを導入することで、在庫管理にかかる作業を効率化できます。
ハンディターミナルやバーコード、RFIDなどを活用して入出荷や在庫の情報をシステム上で管理すれば、入荷・検品・棚卸しなどの作業をスムーズに進められます。手入力の作業も減るため、入力ミスや記載漏れの防止にもつながります。
ただし、システムを導入しただけでは、現場での処理漏れを防げるとは限りません。返品や入荷時の処理方法などをルール化し、決められた手順でデータを登録する運用を整えることも重要です。
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まとめ
アパレル店舗のバックヤードでは、さまざまな業務を行っています。これらの業務を効率よく進めるには、商品の保管方法や作業手順、人員配置、フロアとの情報共有など、日々の運用を見直すことが重要です。
バックヤードの作業がスムーズになれば、スタッフの負担を抑えながら、売場への商品補充や在庫管理も進めやすくなります。まずは現在の業務で時間がかかっている作業やミスが起きやすい部分を把握し、取り組みやすいところから改善していきましょう。
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