現在、多くの小売業店舗でPOSが普及しています。店舗でタブレット型の端末が使われる光景もよく見かけますが、これもPOSの一種です。従来のレジに代わる最新システムとして、POSが導入されています。では、POSとは具体的に何か、そしてどのように活用されているのでしょうか。ここでは、POSの概要や導入による利点や欠点についてご紹介します。
目次
POSとは？
POSとはなんなのでしょうか。以下では、言葉の意味や役割・できることなど、POSの基本的な情報についてお伝えします。
POSの意味
「POS（ポス）」は、「Point of sale」の略語であり、日本語では「販売時点情報管理」と言います。これは商品が購入される時点で、単品ごとに売上を記録・管理することを指します。「POSレジ」「POSシステム」と呼ばれることもありますが、意味に大きな違いはありません。
POSの役割
POSは、会計時に商品ごとのバーコード（JANコード）を読み取ることで、さまざまな情報を瞬時に取得できます。具体的には、商品カテゴリー、商品名、価格などの情報を取得可能です。取得した情報をもとに、販売情報を記録し、いつ、どの商品が、いくらで、何個売れたのかを把握します。また、バーコードの読み取り時に購入者の情報を紐づけて記録できる点も特徴です。年齢層、性別、決済手段などの情報を記録することで、消費者の購買傾向を把握できます。これらの販売データは、マーケティングに役立てることができます。
店舗の業務効率を向上させるのがPOSの中心的な役割です。現在はクラウドを採用したPOSが中心であり、データはインターネット上のサーバーに保存されます。
POSの種類
POSにはいくつかの種類があります。それぞれ特徴があるため、現場に応じた選択が必要です。代表的なPOSの種類とそれぞれの特徴についてお話しします。
筐体（きょうたい）一体型POSシステム
「筐体（きょうたい）」とは、機器が内蔵された箱や外装を指します。店舗で顧客からの支払いを受ける場所に設置されるのが「レジスター」です。このレジスターと一体化したPOSシステムを「筐体一体型POSシステム」と呼びます。一般的には「ターミナル型POSシステム」とも呼ばれます。
導入するだけで、必要な機能がすべて揃うのが特徴です。大型の機種にはカウンターが備わっているものから、テーブルの上に置ける小型のものまで、さまざまな種類があります。店舗の環境に合わせて選択できます。
パソコンPOSシステム
パソコンPOSシステムは、パソコンにPOSアプリケーションをインストールしてPOSの機能を実現するものです。システムごとに仕様は異なりますが、基本的にはパソコンのOS、メーカー、型式に左右されません。そのため、パソコンを交換しても同じシステムを引き継ぐことができます。
タブレットPOSシステム
タブレットPOSシステムは、タブレットに専用のアプリケーションをインストールしてPOSの機能を持たせたものです。専用のシステムを組む必要がなく、店舗で容易に導入できます。また、筐体やパソコンに比べて軽量でスペースを取らないため、小規模な店舗でも簡単に導入できます。
POSの主な機能
POSはさまざまな機能により店舗の業務を支えます。搭載機能はサービスによって細かく違うため、どの機能が店舗に必要なのか慎重な判断が必要です。以下では、POSに搭載される代表的な機能をご紹介します。
売上登録機能
POSの代表的な機能の一つは売上登録機能です。バーコードを読み取ったり、手入力した情報がデータベースに登録され、一元管理できます。これによって記録された情報は、売上の動向を確認するのに役立ちます。
釣銭計算機能
顧客から受け取った金額を入力して、おつりを計算します。さらに、紙幣や小銭を投入できる機器をオプションで導入することで、おつりの計算と返却を自動化することもできます。
決済機能
現在、現金以外の支払い方法に対応している店舗が一般的になっています。販売機会を逃さないためには、さまざまな支払い方法に対応することが重要です。多くのPOSシステムでは、クレジットカードや電子マネーでの支払いが可能な周辺機器がオプションで提供されています。
売上分析機能
POSには、過去の売上データをグラフなどで視覚化する機能が備わっています。これにより、売れ筋商品や不振商品、よく一緒に購入される商品などを分析するのに役立ちます。
売上ジャーナル機能
国税庁による税務調査がある場合、過去の売上情報が記録された売上ジャーナルを提出する必要があります。売上ジャーナルは、7年間保管する義務があります。POSシステムを使用すると、このジャーナルをシステム上で管理できます。
POSを導入するメリット・デメリット
メリット
・会計業務の効率化につながる
店舗において、欠かせない業務の一つが会計です。手入力による会計では、データ入力ミスのリスクがあります。また、入力作業は手間がかかり、スタッフの負担と顧客への待ち時間増加を招きます。そのため、望ましくありません。
POSでは、バーコードを読み込むだけで商品情報が取得できるため、手入力よりも迅速に会計が可能です。顧客からの支払額を入力すると、おつりが自動計算されるため、支払処理も効率的です。これらのメリットにより、顧客とスタッフのストレスを軽減できます。
・最適な在庫量を把握できる
在庫管理は店舗にとって重要な業務です。在庫が過剰だと無駄な管理コストが発生し、不足すると販売機会の損失が生じます。
POSシステムは販売実績を記録するため、売れ筋や不振商品を可視化します。これにより、販売状況に応じて在庫調整が可能となります。機会損失を防ぎ、在庫リスクを軽減します。
・人員計画を立てやすくなる
店舗に必要な従業員数は時期や時間帯によって異なります。通常の人員配置では繁忙期に対応できず、少なすぎる場合はリソースが余ります。
POSは日別や時間帯別の売上傾向から、必要な従業員数を予測できます。予測に基づいて十分なスタッフを配置することで、忙しい時期や余裕のある時期を把握し、人件費を削減できます。
デメリット
- 導入にコストや手間がかかる
POSの導入には、種類によって異なりますが、一定の初期コストがかかります。また、POS機能は通信を必要とするため、ネットワーク環境の構築も必要です。ネットワークがない場合は、環境構築のためのコストもかかります。
導入後、業務にすぐに活用できるとは限りません。従業員がPOSの操作方法を覚えるには時間がかかります。POSを活用することで業務効率が向上しますが、導入にかかるコストや手間を考慮し、回収までの期間をシミュレーションすることが重要です。
- 通信ができないと機能が制限される
POSは通信が前提のシステムです。災害や障害、停電など通信不能な状況になると、POSの機能が制限される可能性があります。顧客対応においても緊急時に対応する必要があります。
そのため、通信ができない場合の代替策を用意する必要があります。例えば、オフラインでの会計処理や、紙による在庫情報の定期的な出力など、POSが使用できない状況に備えた準備が必要です。
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